EL PASO DE UN PROYECTO DISEÑADO CON EL ENFOQUE DEL MARCO LÓGICO A UN PROYECTO ORIENTADO A RESULTADOS ®

Con la colaboración del Ing. José Correa Garayo

1.   RESUMEN

En el campo de la formulación de proyectos de desarrollo, el instrumento más empleado es el EML o enfoque de Marco Lógico, al cual le atribuyen inclusive la capacidad de servir para la gestión de los proyectos, sin embargo en nuestra experiencia profesional hemos visto que esto no es así. La razón de que las matrices de Marco Lógico resultantes del diseño de los proyectos de desarrollo en general no sirvan para la gestión de los proyectos son varias, pero principalmente su limitación está en que no son orientadas a resultados concretos y muchas veces presentan objetivos vagos a pesar de la insistencia de los autores del EML (NORAD) en que los objetivo sean concretos, realizables y sobre todo medibles.

Los autores proponen una solución a este problema, que consiste en vincular el EML (Enfoque de Marco Lógico) a la de Dirección de Proyectos a través del paso de la Matriz del Marco Lógico al EDT.

En esta ponencia se presenta una metodología que permite transferir los resultados y actividades del EML a una EDT – Estructura Desagregada del Trabajo caracterizando los paquetes de trabajo a realizar, conocidos como entregables, y las actividades necesarias para lograrlas y luego transferirlas a un software como el MS Project o el OpenProj.

2.   LA MATRIZ DEL MARCO LÓGICO

En la Figura 1 se presenta una Matriz con las notas que definen claramente los contenidos que deben tener las diversas celdas, estas definiciones son las del Manual del NORAD[1].

Es de vital importancia que se sigan estas indicaciones para lograr una precisión en el Objetivo Específico y los Resultados. Todas las informaciones de la Lógica Horizontal serán utilizadas posteriormente en el Plan de Ejecución del Proyecto.

Figura 1. Matriz de Marco Lógico

3.   EL PASO A UN PROYECTO ACORDE A LAS GUÍAS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Primer paso:

Siguiendo la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos del Project Management Institute[2] se van a convertir los Resultados en una Estructura Desagregada del Trabajo – EDT (en inglés WBS – Work Breakdown Structure).

Un EDT - Estructura Desagregada del Proyecto, es un árbol de familia orientado a resultados (entregables) que captura todo el trabajo de un proyecto de manera organizada. Puede ser retratado gráficamente como un árbol jerárquico, sin embargo, puede ser también presentado en forma de tabla listando las categorías de “elementos” y tareas de una lista dentada como aparece en un diagrama de Gantt.

El término entregable que caracteriza cada paquete de trabajo significa un producto concreto que puede ser definido cualitativa y cuantitativamente sin dejar lugar a dudas de qué se trata.

Se debe observar que un EDT:

Ø  Debe terminar representando un solo entregable tangible (el tope del gráfico)

Ø  Debe representar el agregado de todos los elementos subordinados listados debajo del superior

Ø  Cada elemento subordinado debe corresponder a un solo elemento superior

Ø  Los entregables deben estar lógicamente descompuestos al nivel que representan

Ø  Los entregables deben ser únicos y distintos de los demás

Ø  Deben ser claramente definidos para evitar duplicaciones y superposiciones

Ø  Deben ser limitados en tamaño y definiciones para su debido control

En el instrumento que se ha diseñado, se produce automáticamente el traspaso de los resultados y sub resultados al EDT. Pero al diseñar el árbol del EDT se deberá observar que se hayan cumplido las condiciones dadas para un EDT correcto que se han descrito en el párrafo anterior.

El resultado de este paso es como presentado en la Figura 2.

Figura 2. Resultados del Primer Paso

Segundo Paso:

Una vez que se cuentan con todos los paquetes de trabajo y sus componentes convertidos en paquetes y sub paquetes de trabajo (resultados y sub resultados) se pasa a analizar qué actividades serán necesarias para lograrlos así como los tiempos estimados  para realizarlas, una vez concretada esa tarea se van insertando las actividades debajo de cada sub resultado y se les adicionan los tiempos necesarios. La Figura 3, presenta el resultado del Segundo Paso.

Figura 3. Resultados del Segundo Paso.

Cabe mencionar que las plantillas en Excel[3] generadas tanto en el primer como en el segundo paso son consecuencia de una correcta elaboración de la matriz del Marco Lógico (Fig. 1) paso preliminar a estos.

El objeto principal de una buena elaboración de la matriz de ML permite  llegar al segundo paso correctamente, el cual constituye el cronograma de actividades del proyecto. En el mismo simplemente se completa la duración para posteriormente proceder su paso al software de planificación.

Tercer Paso:

Este paso se realiza cuando se cuenta con un software de proyectos como el MS Project o el OpenProj o similares, y consiste en copiar la planilla resultante del segundo paso en las dos primeras columnas con lo que se comenzará a trabajar en las lógicas de secuenciamiento (relaciones de precedencia entre las actividades), definición y asignación de recursos, costos, etc.; como se puede observar en la Figura 4.

Figura 4. Resultado del Tercer Paso

A partir de este paso, se deberá aplicar la mencionada Guía para la Dirección de Proyectos (PMBOK).

4.   CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

La aplicación del Enfoque del Marco Lógico ha sido realizada de manera poco prolija, muchas veces porque los proyectistas han utilizado versiones simplificadas del Manuel del NORAD, producto de trabajos anteriores, con lo que los proyectos no cuentan con todos los elementos de un correcto diseño lo que pone en peligro su implementación.

La aplicación de este instrumento, relativamente simple elaborado en Excel, permitirá enfocar a resultados concretos, los entregables, y la correcta definición de actividades para que la aplicación de la Guía para la Dirección de Proyectos permita una ejecución exitosa.

2010

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[1] Enfoque del Marco Lógico como herramienta para planificación y gestión de proyectos orientados por objetivos, Agencia de Noruega para la Cooperación para el Desarrollo (NORAD), PRIMERA EDICION ESPAÑOLA (Madrid, Setiembre 1993)

[2] Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOK) 4° Edición, 2008, Project Management Institute, Pensilvania, USA.

[3] Las respectivas plantillas del libro Excel diseñadas, serán solicitadas y únicamente suministradas por los autores del presente artículo. Para el efecto contactar con mbenítezcodas@gmail.com  (Ing. Manuel Benítez Codas) o correagarayo@gmail.com (José Correa).